Tornando-se superprodutivo

Quem nunca se pegou dizendo “depois eu faço isso” sem nenhum bom motivo, apenas para não fazer “agora”? Procrastinar é uma coisa comum entre nós, alguns mais, outros menos, mas todo mundo já deu um jeito de se convencer de fazer algo depois - mesmo que algumas vezes isso vá trazer mais problemas, como ter de fazer hora extra, fazer algo correndo, enfim. Porém existem técnicas para aumentar a produtividade e vencer esse espírito do “deixa pra depois”. Uma das técnicas mais famosas entre os taradinhos da hiperprodutividade é o GTD (de Getting Things Done ou “Fazendo as Coisas Acontecer” ou algo assim). Eu vou explicar brevemente o que é isso, ainda que não seja uma explicação lá muito precisa porque eu mesmo jamais li o livro fundador da “filosofia” GTD, apenas alguns pequenos artigos aqui e ali que me inspiraram para um método pessoal de produtividade que é parecido com GTD, mas não exatamente.

Idéia central por trás do GTD

GTD é um método que se baseia na idéia de que as pessoas tem problemas em fazer coisas - qualquer tipo de coisa. E desse problema com as coisas é que vem a ansiedade, preocupação, etc. Então, se nós nos livrássemos de alguma forma dessas “coisas” na nossa cabeça, seríamos mais felizes.

Como usar esse tal GTD

1. Todas as “coisas” precisam ser catalogadas. Isso significa ter uma lista de ações de tudo que você precisa fazer, desde “ligar para o cliente X para marcar uma reunião” até “comprar flores para o aniversário de namoro”. Tudo é colocado em listas separadas dependendo do contexto: e-mails que precisam só ser lidos vão para uma pasta, os e-mails que precisam ser respondidos vão pra outra, coisas pessoais vão em uma lista, coisas de um projeto vão em outra, bom, você entendeu, catalogar tudo.

2. Depois de catalogar tudo, começa a parte de processamento. Qualquer coisa que pode ser feita em menos de 2 minutos é feita imediatamente.

3. Todas as coisas descritas na lista de ações devem ser escritas o mais concretamente possível em ações de verdade, logo “marcar reunião” não é correto, mas sim “ligar para João e marcar reunião sobre GTD”. Isso se dá porque quanto mais aberto, mais chance de não fazermos, de ficarmos nos preocupando no “como fazer” ou de escrever algo que não é factível de ser feito.

Seguindo esses 3 pontos, o sistema em si não importa, se você quiser usar um dos inúmeros softwares de GTD que inventaram, se quiser fazer uma espécie de jogo com GTD, se quiser anotar num caderno ou no bloco de notas do computador, não importa.

O meu sistema

É bem baseado no GTD, é bem simples também:

1. Anoto tudo que preciso fazer em um documento do bloco de notas. Anoto assim [CONTEXTO] ação, por exemplo “[AIESEC] mandar e-mail marcando reunião de coach com o VP de Campinas”.

2. No início do dia organizo meu dia, deixando claro tudo que vou fazer hoje. Divido as coisas em “hoje”, “amanhã”, “essa semana”, “próxima semana” e “um dia desses” (para coisas que são só lembretes, mas que não são lá muito prioritárias pra mim).

3. Se eu não estiver perto do computador, anoto num caderninho e depois passo para o bloco de notas.

4. Começo pelas mais rápidas até as mais complexas.

5. Cada vez que “mato” uma ação, vou lá e apago do bloco de notas. É impressionante como isso dá uma sensação de alívio, você deveria experimentar.

6. Quando chego ao fim da lista de “hoje”, dou uma olhada se não devo adiantar nada, se não devo, vou fazer qualquer coisa divertida, como jogar no computador, ir ao parque, etc. É ótimo ter a mente livre de preocupações para aproveitar o ócio sem culpa.

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Leia mais: perfil de David Allen (criador do GTD) feito pela Wired

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Planejamento não é tudo (é no mínimo escrito a lápis)

Tinha um sujeito que queria ser desenhista. E ele tinha um bom talento para o desenho. Aí um amigo o chamou para uma faculdade que inicialmente esse sujeito achou que era de fotografia, ele achou estranho, mas acabou entrando. Então o sujeito descobriu que não era fotografia, era uma faculdade de cinema. Logo ele se apaixonou pelo troço. Ele nem imaginava que queria ser cineasta. O nome da figura era George Lucas.

Essa história exemplifica que às vezes o plano muda. Planejar é bom, mas há momentos que nem todo o planejamento do mundo vai te ajudar. Há acontecimentos que não podem ser previstos, oportunidades que aparecem do nada, novos caminhos que se apresentam atraentes e antes eram inimagináveis. Isso é principalmente verdadeiro quando falamos de uma coisa muito mais maleável que um projeto em uma companhia: a nossa vida.

Eu sou um bom exemplo de como essas coisas mudam. Eu já tive certeza que seria desenhista, analista de sistemas, webdesigner, publicitário (e dentro disso: diretor de arte, redator e depois dono de agência) e tomei bons passos para isso, só para descobrir uma coisa nova. Como eu mudei de idéia pela última vez, que era ser publicitário, então foi a coisa mais bizarra:

Eu fui a um bar com uma amiga minha, ela me apresentou uma prima sueca de uma amiga dela, eu me apaixonei pela sueca e pensei em largar tudo pra dar uma banda pelo velho continente. Acabei encontrando a AIESEC pra fazer intercâmbio pra lá, as inscrições estavam abertas, me inscrevi sem saber direito como funciona, fui selecionado, me apaixonei por gestão de pessoas trabalhando ali, deixei meu intercâmbio pra depois, comecei a namorar uma ucraniana e hoje o que eu quero é lidar com o desenvolvimento do potencial das pessoas, uma coisa que eu jamais fiz idéia antes de entrar na AIESEC e trabalhar com isso.

Não havia nenhum plano concreto para isso, apenas aconteceu. Entrar na AIESEC foi a mais pura sorte, uma jogada louca, um troço meio “ah, vamos ver”. Como diria o Steve Jobs, connecting the dots looking backward, eu não tinha como saber isso olhando para o futuro, nenhum planejamento poderia ter me dito a loucura e o impacto que uma atitude tão idiota como ir a um bar com uma amiga poderia ter na minha vida. Ir àquele bar me fez mudar de profissão, provavelmente mudar de país, apaixonar-me por uma mulher que eu jamais veria se não fizesse parte da AIESEC, enfim.

Por isso é bom algumas vezes não seguir só o planejamento, mas o coração. Tenha o planejamento pra não navegar a deriva, mas saiba aproveitar a oportunidade de um vento soprando em uma nova, promissora e desconhecida direção. Não podemos ter medo. Citando mais uma vez o meu vídeo preferido: guts, this approach has never failed me before.